Приказ о возложении ответственности за делопроизводство. Организация делопроизводства в структурных подразделениях. Приказы по основной деятельности - это какие

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

подразделении таможенного органа

1. Общие_ пол ожения

2. Права

3. Обя занности

4. О тветст венность

V 1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику соответствующего структурного подразделения.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: положением о структурном подразделении;

" приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

типо вой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.

Права

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение
делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль - за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству, и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

Скачайте полезные документы:

На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это .

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них - приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки.

Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря . Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя. При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений. В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц

Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение.

Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт. При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе. Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами.

Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – .

Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

• наименование организации в соответствии с уставными документами;
• наименование и тема приказа;
• место и дата составления документа;
• текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
• подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе.

Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства… ». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю :». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.

Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно. После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ

И ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ

ХАБАРОВСКА

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая документы по личному составу

1. Назначить ответственных: за делопроизводство заведующую секретариатом администрации города Бесхлебную Н.П., за архив — главного специалиста секретариата Охрименко Т.М.

2. Вменить в обязанность Бесхлебной Н.П. контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.

Охрименко Т.М. ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел.

3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе:

председатель В.В.Шевцова;

заместитель председателя В.Н.Чуенко

Н.П.Бесхлебная О.Г.Турсукова

Т.В.Кулешова В.Д.Шабаев

Л.И.Люсая Т.М.Охрименко

М.И.Тищенко

4. Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК).

5. Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края.

6. Центральной экспертной комиссии ежегодно после завершения производственного года проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам экспертизы составлять описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управделами Шевцову В.В.

Глава администрации города

П.Д.Филиппов

Приложение

к распоряжению

главы администрации

города Хабаровска

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации города.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при управлении делами администрации города. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения управделами администрации города. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации края.

1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами краевой и городской администрации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела администрации края, госархива края, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением о ЦЭК.

1.4. ЦЭК возглавляется управделами администрации города, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив или делопроизводство.

Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего положения структурные подразделения разрабатывают индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие распоряжением главы администрации города.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе и документов по личному составу.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации города:

по выявлению владельцев личных архивов в администрации, по возможной передаче их дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РФ;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории администрации города.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— описи дел постоянного хранения управленческой документации;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование с ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— сводную номенклатуру дел администрации города;

— описи дел по личному составу;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу.

3.4.3. На рассмотрение ЭПМК архивного отдела администрации края:

— предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

Приказ о назначении ответственного за архив и делопроизводство

На утверждение управделами администрации города:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами архива, делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

Центральная экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе и по личному составу;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. ЦЭК администрации города работает в тесном контакте с ЭПМК архивного отдела администрации края и государственного архива Хабаровского края, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом краевой администрации или гос. архива Хабаровского края).

5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

Общество с ограниченной ответственностью "Ключ" ПРИКАЗ 30.04.2013 N 94-к г. Минск О назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 N 285 "О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь",

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить старшего инспектора по кадрам отдела кадров Биркову В.В. ответственным за ведение книги замечаний и предложений.

2. В периоды отсутствия Бирковой В.В.

Архив города Осинники

ответственным за ведение книги замечаний и предложений назначить инспектора по кадрам отдела кадров Федорову К.А.

3. Ответственному лицу за ведение книги:

3.1. осуществлять выдачу, регистрацию, ведение и хранение книги в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь;

3.2. представлять сведения о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения начальнику отдела кадров Марковой М.М.

4. Отделу кадров ежемесячно до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять директору (заместителю директора) информацию о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Маркову М.М.

Директор Подпись И.И.Шумелкин С приказом ознакомлены: Подпись В.В.Биркова 30.04.2013 Подпись К.К.Федорова 30.04.2013 Подпись М.М.Маркова 30.04.2013

Источник страницы с документом: https://belforma.net/бланки/Приказ/Образец_приказа_о_назначении_ответственного_за_ведение_книги_замечаний_и_предложений

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";

- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка