Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов. Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства Нормативно методическая документация

1. Нормативные документы по ДОУ
2. Государственная система ДОУ
3. Понятие документа.
4. Классификация документов

1. Нормативные документы по ДОУ

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными доку­ментами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обяза­тельным для менеджеров любого звена. Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методиче­ских документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроиз­водства, которая включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Прези­дента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, феде­ральных органов исполнительной власти в области документационного обеспе­чения;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Госдарственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам докумен-тационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охра­не труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения докумен­тов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» устанавливает, что информационные ре­сурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений фи­зических, юридических ниц государства и защищаются законом наряду с дру­гими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

Порядок документирования информации;

Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы до­кументов в информационных системах;

Порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных докумен­тов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины располо­жены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую сис­тему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого поня­тия установлен один стандартизированный термин.

1. Государственная система ДОУ

Требования по организации делопроизводства изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих еди­ные требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ -упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качест­ва документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершен­ствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в прак­тику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различ­ным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документа-ционного обеспечения управления и повышения его эффективности путем уни­фикации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ни­ми и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб до-кументационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах ис­полнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы ос­новных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает инди­видуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководи­тель федерального органа исполнительной власти после согласования с Феде­ральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопро­изводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими зада­ний, создания благоприятных условий труда.

Понятие документа

Информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98«юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности и могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные –это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Вопросы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

7. Что такое классификация документов?

8. Какие документы бывают по срокам хранения?

9. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

10. Что такое электронный документ?

11. Назовите преимущества электронного документа.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации , действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Вопросы использования информации , относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

1.2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановлениеот 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. и доп. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.)

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.) и в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290).

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия подразделяются на общие, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаями, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство Российской Федерации.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела возложены на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями, предприятия независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 г. Росархивом разработана и внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденной Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях и учреждениях.

1.4. Государственные стандарты на документы

Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) , представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений.

Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 (ГСС) принадлежат:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

1.5. Унифицированные системы документации

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

1.6. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:

Первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

Третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

Следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

Последняя цифра – контрольное число.

Нормативно-методические документы по ДОУ

1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »

ГОСТЫ ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации РФ: общие требования к построению, оформлению, изложению и содержанию стандартов. ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 01.01.2001) ГОСТ Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия.

* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)

3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.

5. Перечни документов со сроками хранения

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден в 2000г. Росархивом) Типовой перечень по научно-технической документации (утвержден в 1998г.) Перечень документов акционерных обществ со сроками хранения. Утвержден Постановлением ФКЦБ 14.07.2003 №03-33 п/с + ведомственные (отраслевые) перечни, например Перечень ЦБ РФ (2000г. 2-е издание)

6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 №72) Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы , утвержденные Постановлением Госкомтруда от 19.06.84 № 000/11 Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационного обеспечения органов управления , утвержденные Постановлением Минтруда Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.01.2001 № Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда от 01.01.2001 №23. (впервые нормированы и расписаны работы на компьютере)

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .

8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)

9. Правила почтовой связи

10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)

11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

12. Классификаторы

Основные определения

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).

Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Подлинник – первый и единичный экземпляр документа

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.

Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Определения документа

· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)

· Документ

o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;

o письменное свидетельство, доказательство

o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)

· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)

· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)

Функции документа :

1. социальные (ежу понятно что это значит)

2. технические:

2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)

Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)

Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)

Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)

Исторического источника

Запечатления информации (информационная)

Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)

Сохранения информации

Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.

ГОСТ Р.6.30-2003

Состав реквизитов:

государственный герб РФ (ФЗ о Государственном гербе РФ от 01.01.2001) герб субъекта РФ. эмблема организации или товарный знак код организации (по ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) *в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа (по ОКУД) наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа (должно соответствовать ОКУД) дата документа (дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события) Записывают: 05.06.2003 или 05 июня 2003 г. или 2003.06.05 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа (только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам №8 и №9) адресат – как оформляется…примеры:

Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения

Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,

институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,

Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264

8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы

9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.

Положение о службе делопроизводства

Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:

общие положения (! Начинается с того, что «служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю», далее – нормативно-метод. документы, которыми служба руководствуется, структура службы, руководство службы); цели и задачи;

Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами

Ø сокращение документооборота, унификация форм документов

Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ

функции: 3 группы:

Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);

Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);

Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)

права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи) организация работы

Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ

Должностные инструкции

Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.

Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:

Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);

Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности

Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);

Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)

Ø Ответственность

Ø Взаимоотношения (связи по должностям)

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:

Ø Общие положения;

Ø Подготовка и оформление документов

Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами

Организационно-распорядительные документы

1. Организационные документы

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Есть еще положения и инструкции (см. выше)

2. Распорядительные документы

(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»

3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:

Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)

Этапы работы с документами

1. Прием и первичная обработка документов

2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)

3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс документа (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:

Постановка документов на контроль

Предупредительный контроль исполнителей

Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля

Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.

Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.

5. Информационно-справочная работа

6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.

Хранение документов

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:

по НД осуществляется формирование документов в дела; является учетным документом и дает сведения о том, сколько и каких дел заведено в каждом календарном году ; является пособием для проведения ЭЦД документов, т. е. для отбора документов на хранение и уничтожение является пособием для составления всех видов описей для сдачи документов в архив.

Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:

Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.

Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:

НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.

Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :

Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.

Правила для отдельных категорий документов :

Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления

Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)

Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)

Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)

Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.

Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.

Задачи ЭК:

Рассмотрение и согласование номенклатур дел;

Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;

Согласование акта о выделении документов к уничтожению.

ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:

Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;

Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.

(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.

Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:

· Подшивку или переплет дела;

· Нумерацию листов;

· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

· Оформление всех реквизитов обложки дела.

При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют:

состав реквизитов документов,

требования к оформлению реквизитов документов,

требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.

В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т.д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т.д.

Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т.д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.

Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

делопроизводство документ архив оформление

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включены не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

• * организационно-правовая документация;
• * плановая документация;
• * распорядительная документация;
• * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• * отчетная документация;
• * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• * финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• * документация по материально-техническому обеспечению;
• * договорная документация;
• * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Вся совокупность этих видов документов и составляет ОКУД.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, -- это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• * установление ее структуры;
• * определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
• * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
• * формирование совещательных органов управления;
• * регламентацию деятельности аппарата управления;
• * лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• * установление режима работы и системы охраны;
• * организацию труда работников и оценка труда работников;
• * реорганизацию;
• * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов -- наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Практическое задание

• 1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
• - ООО «Дружба», образована в 2002 г и является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «Дружба» специализируется по дизайну помещений, составление архитектурных планов, смет и т.д.

2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого тру да и охране труда;

Канцелярия. Основными функциями секретариата являются:

• - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
• - регистрация документов,
• - машинописные работы,
• - распределение телефонных звонков,
• - отправка документов,
• - информационно-справочная работа с документами;
• - снабжает канцелярскими принадлежностями;
• - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
• - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
• - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
• 3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

• - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
• - Входной контроль и регистрация технической документации;
• - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
• - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
• - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
• - Документальная подготовка сдачи объекта;
• - Оформление и согласование проектов технической документации;
• - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
• - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
• - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• - адрес отправителя;
• - время отправки и получения документа;
• - при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Схема движения входящих документов

1. Прием документов - канцелярия

2. Вскрытие - канцелярия

3. Сортировка - канцелярия

4. Регистрация - канцелярия

5. Передача на рассмотрение руководству - канцелярия

6. Рассмотрение руководством архитектурный отдел, директор

7. Получение от руководства рассмотренных документов - архитектурный отдел, директор

8. Фиксация резолюции - архитектурный отдел, директор

9. Постановка на контроль - архитектурный отдел, директор

10. Передача в подразделение - канцелярия

11. Получение документа подразделением - канцелярия

12. Регистрация документов - канцелярия

13. Рассмотрение руководством подразделения - соответствующее структурное подразделение

14. Фиксация результатов рассмотрения - канцелярия

15. Передача на исполнение - соответствующее структурное подразделение.

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• - составление проекта документа исполнителем;
• - проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• - согласование проекта документа;
• - подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• - регистрация документа;
• - отправка документа адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

• - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• - получение информации о ходе и результатах исполнения;
• - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• - снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Заключение

Отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция, по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления создает необходимость в разработке целого ряда документов - инструкции по делопроизводству, внутреннему распорядку и некоторых других, так же необходимо установить точную номенклатуру дел и распределение обязанностей, так же нужно расширить канцелярию.

Список литературы

• 1. А.Ю.Чуковенков, В.Ф. Янковая Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2004.
• 2. В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2-е издание.-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2005.
• 3. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995..
• 4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.

Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.

Из статьи вы узнаете:

• какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
• что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
• какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
• в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.

Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству

В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.

Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.

Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.

Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.

Перечень нормативных документов по делопроизводству

Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
• Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
• ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
• ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
• ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Основные нормативные документы по делопроизводству

Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:

• Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.

В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.