Анализ электронного документооборота организации. Пошаговое внедрение системы электронного документооборота. Организационные изменения в бизнес-процессах Заказчика

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в организации требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы.

Объем дел по введению СЭД «Босс-референт», зависит от необходимостей и персональных отличительных черт организации и, как следствие, - способности применения стандартных опций, дозволяющих:

• 1. Организовать общий файловый архив, с возможностью разделения прав;
• 2. организовать коллективную работу над документом, проектными данными;
• 3. воплотить быстрый поиск необходимой информации;
• 4. распределять ресурсы;
• 5. осуществлять контроль выполнение мероприятия сосредоточенные на документ, по плану;
• 6. обеспечить сохранность и разделение прав доступа к документам, проектным данным;
• 7. обрести доклады, определяющих текущее состояние последствий работы, статистические данные;
• 8. осуществлять контроль исполнение работы над документом, планом.
• 9. Процесс введения СЭД традиционно проходит в 6 рубежей.

Главные рубежи введения документооборота:

• 1. Сбор данных о бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, разработка ТП (технического проекта), его согласование и утверждение Заказчиком.
• 2. Разработка СЭД, СУПД в соответствии с требованиями ТП (настройка базовых программных продуктов и разработка дополнительных модулей, интеграция с имеющимися в компании системами).
• 3. Обучение администраторов систем электронного документооборота.
• 4. Закупка и поставка базовых компонентов СЭД.
• 5. Пуско-наладка СЭД и обучение пользователей.
• 6. Сопровождение внедрения СЭД в процессе опытной и промышленной эксплуатации.

Для полноценной работы СЭД «Босс-референт» организация должна располагать необходимым программным и аппаратным обеспечением.

Рассмотрим требования к оборудованию, необходимому для работы СЭД.

Система электронного документооборота будет рассчитана на десть юзеров, а значит, нужно будет 10 PC с ОС Windows XP и выше, с возможностью выхода в сеть интернет. 1 сервер, на который будет установлена программа. Все клиентские рабочие станции и сервер должны быть соединены в локальную сеть. Аналогично рабочие места должны быть обустроены сканирующими приборами и принтерами.

Табл. 3 Минимальные требования к серверным компьютерам

Табл. 4 Минимальные требования к рабочим станциям

В ВМО Тверское все необходимое программное и аппаратное обеспечение есть, поэтому необходимо будет приобрести только десять лицензий на рабочие места.

Именно в данный момент введение передовых информационных технологий, невзирая на разнообразный ассортимент и регулярное понижение тарифов, остается дорогим проектом. Вследствие этого, важный вопрос о необходимости оценки целесообразности введения проекта. Для оценки экономической производительности разработан ряд способов, которые возможно поделить на 3 категории:

• - традиционные финансовые методы, предполагающие определение таких показателей как чистый приведенный доход (NPV), экономическая привлекательность (EVA), совокупная стоимость владения (TCO) и другие;
• - качественные методы оценки, основными из которых являются система сбалансированных показателей, информационная экономика;
• - вероятностные методы оценки: справедливая цена опционов, прикладная информационная экономика и др. .

Совокупная стоимость владения (TCO)- это методика, предназначенная для определения затрат на информационные системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы. Модель TCO позволяет сократить затраты и повысить эффективность вложений информационные технологии.

В оценке эффективности будем использовать модель расчета и анализа TCO от Gartner Group. Совокупная стоимость владения ИС состоит из фиксированных и текущих затрат.

К фиксированным затратам относят:

• - стоимость первоначальной покупки ПО;
• - разработка и внедрение проекта.

К текущим затратам относят:

• - управление системой;
• - техническая поддержка
• - обучение;
• - помощь и дополнительные настройки;
• - Futz-фактор.

Модель от Gartner Group предлагает следующие весомые доли каждой из приведенных выше статей расходов по отношению к совокупной стоимости.

• 1) капитала вложения-21%;
• 2) управление системой-12%;
• 3) техническая поддержка и обновление-21%;
• 4) активность пользователя-46%.

Под "управлением системой" здесь подразумеваются затраты на администрирование серверов и других компонентов вычислительного комплекса, а стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Так как эта категория затрат имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости, рассмотрим подробнее, что в нее входит:

• 1) прямая помощь и дополнительные настройки-11%;
• 2) неформальное обучение-12%;
• 3) разработка приложений-14%;
• 4) работа с данными-15%;
• 5) формальное обучение-18%;
• 6) futz-фактор-30%.

Как следует из предполагаемой структуры расходов можно рассчитать общую: цена владения СЭД «Босс-Референт» для управления (табл. 5). Капитальные инвестиции складываются лишь из цены Программ и заработной платы профессионала по введению (их нужно две, дабы успеть окончить введение за 1 месяц), по следующим причинам нужное серверное оборудование, кабельные сети и аппаратное обеспечение уже присутствует.

Цена лицензии на одно рабочее место составляет 6700 рублей, нужно на 10 трудящихся. Введение системы внедрит фирма «АйТи», по следующим причинам, эта фирма считается генеральным партнером фирмы «БОСС-Референт» и даёт предложения по введению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений обучению пользователей.

Табл. 5 Совокупная стоимость владения СЭД «Босс-Референт» для ВМО Тверской

Таким образом, стоимость владения системой за первый год составит 604 760,8 руб., за второй - 477 760,8руб. Общая стоимость владения за два года составляет 1 082 521,6 рублей.

Модель общей стоимости владения разрешает увидеть структуру издержек на введение информационного продукта. Из таблицы видно, что немалая часть издержек приходится на текущие расходы, а конкретно на Futz-фактор. Принимая во внимание данное, нужно будет, отыскать возможности понижения общей цены владения, а конкретно возможно израсходовать больше средств на обучение персонала, в результате чего сократится значение futz-фактора (т.к. станет вставать меньше сбоев в работе от действия человеческого фактора).

В настоящее время в ходе хозяйственной работы появляется много документов, которые нужно будет где-то хранить, обрабатывать информацию, заключенную в них, принимать решения на основе приобретенных документов, а аналогично получать оперативный доступ к ним, постепенно. Непосредственно потому для организации вопросы оптимизации документооборота и контролирования за обработкой информации имеют ключевое значение. Все это готовы сделать прогрессивные СЭД. С помощью, внедренной в компании СЭД, произойдет уменьшение потерь:

• - финансовые;
• - временные.

Произойдет изменение и неких иных характеристик:

• - улучшается качество профилактики;
• - улучшается управляемость;
• - наиболее стремительное и высококачественное принятие решения.

При помощи системы электронного документооборота «Босс-Референт» станут, решены последующие задачи:

• -регистрация входящих и исходящих документов;
• -просмотр и редактирование документов;
• -централизованное безопасное сбережение документов;
• -оперативный доступ к документам с учетом прав юзеров;
• -подписывать документы электронно-цифровой подписью;
• -контроль версий документов;
• -полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• -коллективная работа юзеров с вероятностью согласования, утверждения и контролирования выполнения документов;
• -маршрутизация документов, настраиваемая по любому виду документов отдельно;
• -автоматизированная загрузка документов из электронной почты, со сканера и факса;
• -учет и контроль рабочего времени работников;
• -web-доступ к информационной базе.

В общегосударственных стандартах термин документооборот означает контролируемое движение готовых документов. Электронный документооборот охватывает стадии подготовки документов и независимый обмен информацией по компьютерным сетям.

За прошедшие более чем сто лет в РФ сформировалась явная методология работы с документами. Разработка делопроизводства представляет ведение регистрационно-контрольных карточек и отчетных форм и журналов. Для обеспечения общего информационного порядка обработки документов учитывается создание специальных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. Вследствие этого системы электронного документооборота представляют собой не столько важнейшую область любого производства, но и сложно санкционированное приспособление по числу производимых задач и задействованного персонала. И главное, чтоб система управления документами имела отстроенную схему работы с документацией и легкодоступную в понимании организацию.

При рассмотрении производительности введения СЭД «Босс-Референт», обнаружено, что совокупная цена владения составит 1 082 521,6руб., это довольно большая сумма, поэтому разумно понизить TCO. Понижения цены общего владения может служить: наиболее твердое разделение прав доступа пользователей к действиям, повышение издержек на обучение персонала, поможет понизить значение futz-фактора.

Внедренная система электронного документооборота с течением времени окупится, невзирая на большую цену общего владения системой. Благодаря ей, управление сумеет уменьшить пользование всевозможных ресурсов и сохранять превосходства с помощью передовых многофункциональных способностей системы «Босс-Референт».

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

ГБОУ ВПО «Московский Государственный Медико-Стоматологический Университет им. А.И.Евдокимова»

Экономический факультет

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Корпоративные информационные системы»

На тему: «SWOT-анализ внедрения системы электронного документооборота в компании»

Выполнил:

Студент 4 курса 2 группы

экономического факультета

Манукян Артур Геворкович

Проверил:

К.м.н., доцент

Сараджев Владислав Владимирович

Введение………………………………………………………… ………………...2

SWOT-анализ системы электронного документооборота............…… ………...2

Заключение…………………………………………………… …………………...3

Список использованной литературы…………………………………………….8

Введение

В современных условиях все большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Российской Федерации. Однако сейчас в большинстве компаний приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.
На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.

SWOT-анализ

Заключение

Рассмотрим поподробнее все составляющие SWOT-анализа.

Сильные стороны

1. Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением. Будучи единожды заведенным в СЭД, документ, внутренний или внешний, будет храниться в ней ровно столько, сколько ему положено, без риска потеряться или попасть не в ту стопку, а все действия с ним протоколируются, делая наглядной нерадивость конкретного сотрудника при его обработке. Наконец-то сбывается мечта любого руководителя: документооборот теперь полностью под его контролем!
2. Разграничение доступа к документам и действий над ними. Если система грифования бумажных документов и требует дополнительных людских ресурсов, но хотя бы более или менее работает, то защиту от любопытных глаз всех напечатанных документов обеспечить решительно невозможно, ведь они лежат повсюду, читай - не хочу. В СЭД каждому сотруднику организации присваивается круг полномочий: какие документы он может видеть, какие изменять и т.д. Способы идентификации пользователя варьируются в зависимости от степени конфиденциальности информации, с которой ему приходится работать: от обычных паролей до аппаратных токенов и отпечатков пальцев.
3. Автоматическое составление отчетов по движению документов. СЭД резко снижает возможность "имитации бурной деятельности" сотрудниками организации. Многочисленные отчеты СЭД оперируют исключительно объективными величинами: количеством обработанных документов, средним временем обработки, длиной очереди документов к каждому сотруднику и т.д. При использовании СЭД работающим в организации будет значительно сложнее цветастым отчетом прикрыть свое бездействие.
4. Поиск по различным атрибутам в базе документов. Раньше о таком можно было только мечтать - сколько реестров ни велось, все равно возможности поиска по бумажным документам были сильно ограничены. СЭД предлагает все варианты атрибутных поисков различной степени интеллектуальности - предложение ограничено только фантазией разработчиков. Разнообразны также варианты действий с полученными в результате поиска выборками документов.
5. Уменьшение ошибок типа "человеческий фактор". Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
6. Сокращение потребности в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.
7. Защита документов от повреждений. Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
8. Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
9. Мгновенный доступ к информации. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
10. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам). При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Однако, планируя внедрение СЭД, не стоит возлагать чрезмерных надежд на саму систему: есть несколько моментов, способных свести на нет все заложенные в СЭД преимущества.

Слабые стороны

Теперь поговорим о трудностях внедрения и использования СЭД. Они прежде всего связаны с так хорошо знакомым каждому руководителю "человеческим фактором". Какой бы интеллектуальной ни была СЭД, есть моменты, которые она отследить не может. Перечислим основные из них.

1. СЭД не может заставить сотрудников с ней работать. Потратив значительные средства на покупку и внедрение СЭД, через некоторое время руководитель может с удивлением обнаружить, что ею никто не пользуется. Такова судьба многих нововведений, особенно в нашей стране, но директора конкретной организации, понятно, это не утешит. Деньги выброшены на ветер, время и человеческие ресурсы потрачены впустую.
2. СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации. Несмотря на все средства журналирования и контроля, которые имеются в СЭД, зачастую случаи подлога или искажения, умышленного или случайного, выявить невозможно. Таким образом, "пространство для маневра" нерадивого сотрудника все-таки имеется. Не подлежит сомнению, что, покопавшись в системе, работники организации найдут в ней слабые места, которые будут использовать в своих целях.
3. СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования. Любые средства безопасности СЭД, кроме самых параноидальных, не достигнут желаемых целей (а цель у них одна - обеспечение информационной безопасности организации), если сотрудники будут ими массово пренебрегать. Какой смысл разграничивать доступ к категориям документов, если вся организация знает пароль главного бухгалтера или директора и активно пользуется их учетными записями, причем не в каких-то злоумышленных целях, а "чтобы проще было" и с ведома вышеуказанных руководящих лиц.
4. Стоимость. Очень большие затраты на приобретение СЭД. Не каждая организация может себе это позволить.
5. Дополнительные затраты во время эксплуатации.
6. Текучка Кадров. Очень многие не справляются и не хотят работать с этой программой, плохо усваивают ее, допускают много ошибок.

Возможности

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
8. Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

1. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобуч аться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедре ния системы электронного документооборота.
2. Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
3. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
4. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
5. Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Список использованной литературы:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/ 7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 25.10.2011


Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат , добавлен 23.09.2010


Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.

контрольная работа , добавлен 22.02.2010


Формы автоматизации регистрации документов: системы управления электронными архивами и электронным документооборотом. Основные необходимые функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота, положительные стороны их практического применения.

контрольная работа , добавлен 09.09.2009


Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

курсовая работа , добавлен 13.10.2013


Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

курсовая работа , добавлен 09.08.2010


Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

контрольная работа , добавлен 16.11.2010

Путькина Лидия Владимировна

кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и математики, экономический факультет Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия

Аннотация: В данной статье рассматриваются особенности внедрения системы электронного документооборота. В статье отмечается, что эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами. Процесс внедрения электронного документооборота можно разделить на восемь этапов. Одним из важных моментов является то обстоятельство, что после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, внедрение, эффективность, предприятие

Features of the implementation of the electronic document

PhD of technical science, professor Department of computer science and mathematics, faculty of Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

Abstract: This article discusses the features of the introduction of electronic document management system. The article notes that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, information distribution rate between the units of the organizational structure and contractors. The process of implementing the electronic document can be divided into eight stages. One of the highlights is the fact that after the successful completion of each of the eight stages of automation, the system implemented must be continually refined and improved. This is a major factor in the successful use of electronic document management in the enterprise.

Keywords: electronic document management system, implementation, efficiency, enterprise

В современном мире эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами, а также от надежности всей информационной составляющей в целом.

Именно поэтому в последнее время руководители многих предприятий все чаще ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Добиться данной задачи возможно с помощью его автоматизации.

На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является новшеством. Часть организаций уже внедрила и пользуется системой электронного документооборота (СЭД). Однако большинство предприятий все еще оставляют документооборот в традиционной, бумажной форме.

Основной критерий при выборе формы делопроизводства - объем созданных и поступивших в организацию документов за определенный промежуток времени. Поэтому в компаниях, где структура департаментов является разветвленной и связана цепью различных документов, переход на электронный документооборот является очень важной задачей.

Чтобы сформировать точное представление о данном понятии, остановимся на нем подробнее. Электронный документооборот можно представить в виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.

В организации, где внедрена СЭД документ служит базовым инструментом управления. В подобных организациях нет просто приказов, поручений или решений. Есть документы, которые содержат эти самые решения, приказы и поручения. Таким образом, управление в организации полностью осуществляется через документы. Большинство задач, выполняющихся сотрудниками, также привязываются к документам.

СЭД может применяться в любой организации: как для небольшого предприятия, так и для огромного холдинга или корпорации с целой сетью филиалов. Некоторые компании начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, так как у СЭД имеется ряд существенных преимуществ:

1) Для начала следует отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно проще и быстрее. С помощью этого руководство в любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.

2) Также с помощью электронного документооборота повышается исполнительская функция. Согласно статистическим данным значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за результатом работы.

3) Сокращается время на обработку и исполнение документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов. Это достигается за счет автоматического составления сводок, реестров и отчетов, что в свою очередь, позволяет качественно и оперативно выполнять работу, и, как следствие, оптимизировать бизнес-процессы.

4) Повышается уровень конфиденциальности информации. У каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами компании, которая соответствует с его полномочиями. Например, сотрудник может иметь право на чтение документа, может иметь возможность редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.

Для многих организаций проблема конфиденциальности информации является очень острой. Утрата каких-либо важных документов может повлечь миллионные убытки. В этом плане бумажные документы подвержены гораздо большему риску, так как они без проблем могут быть изъяты из папки, а вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании систему электронного документооборота, исключить полную утечку информации может и не удастся. Однако в данном случае будет возможность посмотреть, кто именно из работников и в какой момент пользовался этими документами.

5) С помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его ознакомление с бумажными документами.

6) Повышается уровень корпоративной культуры. СЭД создает единое информационное пространство, в котором задействованы все или большинство структур компании. Это в свою очередь создает возможность вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника.

7) При переходе компании на электронный документооборот решается проблема с адаптацией новых изменений на рынке международных стандартов. В случае появления таковых, организация, которая использует СЭД, может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако этот метод усовершенствования работы предприятия наравне с плюсами также имеет и свои недостатки.

Во-первых, серьезной проблемой является сохранность документов. В компьютер может проникнуть вирус, система сохранения документов может не сработать. Данная проблема может быть решена с помощью создания системы резервирования.

Еще одним возможным минусом внедрения СЭД может стать консервативность сотрудников, которые будут заняты в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается избежать и предупредить недовольство среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают неполными знаниями об электронном документообороте.

Также система электронного документооборота придает большое значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен человечески фактор, так как бесперебойное функционирование системы в дальнейшем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На этапе покупки и внедрения системы электронного документооборота руководство компании должно быть готово к финансовым затратам. Хотя в последствии данные затраты как правило компенсируются за счет сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами возможен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому является отсутствие единого информационного пространства. Вследствие чего многие компании вынуждены параллельно вести как бумажный, так и электронный обмен документами. Очевидным остается факт, что пересылка актов и договоров электронным способом значительно упростили бы работу между заказчиком и клиентом в любом сегменте рынка.

Обязательный реквизит большинства документов, который придает им юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть трех видов:

1) Простая электронная подпись. Данный вид подписи создают с использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в данном случае не используется.

2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания этого вида подписи используются криптографические средства, что, в свою очередь, позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись часто выступает аналогом документа с печатью.

3) Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.

На сегодняшний день большая часть государств считает равноправными как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

Переход организации с бумажного документооборота на электронный должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет большую роль, так как от этого во многом зависит успех данного проекта.

Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части: непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового продукта.

Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот, но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только в случае привлечения их в союзники получится создать успешную версию электронного документооборота.

Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:

Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители проекта должны определиться с задачами, которые должны выполнять будущая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором этапе.

Этап 2. Выбор IT-решения. Для предприятия с небольшим документооборотом может быть достаточно использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть предприятиям небольшого масштаба не всегда обязательно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители крупных предприятий, которые имеют региональные подразделения, желающие автоматизировать документооборот, напротив – должны быть готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.

Этап 3. Описание бизнес-процессов. Перед началом внедрения документооборота необходимо изучить существующие в настоящее время бизнес-процессы предприятия. Именно на этом этапе ведущая роль отдается начальникам отделов, которые задействованы в автоматизации. Их основная задача - помочь описать путь документов и составить пошаговое протекание бизнес-процессов.

Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики, списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся после автоматизации документооборота.

Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую зависит от сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые протекают в ней. Контроль и координация работ осуществляется руководителем проекта.

Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы автоматизации. Этот этап важен тем, что на нем еще есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Это может быть один из способов реализации, который применяется в начале использования системы:

Параллельная стратегия, то есть работа ведется по старой системе, но одновременно используются новые технологии. В процесс две системы – старая и новая постоянно сравниваются и как следствие, новая система постепенно адаптируется. Однако вследствие дублирования данных такой подход является наиболее затратным в трудовом и временном отношении.

Скачок – переход на использование новой системы производится моментально, то есть переходный процесс отсутствует. Данный метод является эффективным, однако, очень рискованным.

Запуск пилотного проекта – скачок происходит на одном участке. Данный подход отличается надежностью.

Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с наиболее узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые участки. При выборе такого подхода, как правило, затрачивается много времени, однако при этом отдача видна практически сразу.

На данном этапе, независимо от выбранной стратегии могут возникнуть сложности, связанные с консерватизмом сотрудников. Однако при грамотном подходе вероятность рисков можно значительно снизить.

Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность. То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не оставаться набором файлов.

Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в себя:

Поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок, резервном копировании данных;

Внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих изменений в организации;

Отслеживание изменений в законодательстве;

Изменение настроек в системе под новые требования работников.

Список литературы:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 - 36. – Pp. 307-312.

2. Галстян А. Ш., Шиянова А. А., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Верификация экономико-математической модели инновационного развития связи и инфотелекоммуникаций России // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2015. – № 3 (48). – С. 78-84.

3. Горячева Е. А., Минаков В. Ф., Барабанова М. И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

4. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 11 (23). – с. 32.

5. Минаков В. Ф.. – 2016. – № 3 (27). – С. 30.

6. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

7. Минаков В. Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал =Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25.

8. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

9. Минаков В. Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

10. Минаков В. Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

11. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

12. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

13. Минаков В. Ф., Малышенко А. В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. – № 36. – С. 12–15.

14. Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Информационное общество и проблемы прикладной информатики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 69-70.

15. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 6 (30). – С. 37.

16. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 4 (28). – С. 17.

17. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 5 (29). – С. 36.

18. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

19. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Энергосбережение – мультипликатор эффективности экономики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2013. – № 11-2 (18). – С. 60-61.

20. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014

23. Путькина Л.В. Концепция процессного подхода в управлении // В мире научных открытий. 2015.№11.7(71). С.2759-2765.

24. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

25. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3125/

26. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2975/

27. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 07 (031) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

28. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Электронный научно-практический журнал сайт. – 2016.– No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

29. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2976/

30. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

31. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 03 (027) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/27/3343/

32. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

33. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3070/

34. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 02 (026) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/26/3226/

35. Шиянова А. А., Галстян А. Ш., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Математическое моделирование макроэкономических трендов развития страхового бизнеса // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 4. – С. 436.