Автоматизированные системы в делопроизводстве. Российские системы автоматизации документооборота Информационная технология автоматизации документооборота ставит конечной целью

режде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), остановимся на определении этих понятий. Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• компактность архивов;
• простота контроля информационных потоков;
• высокая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

• прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
• высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
• уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

Выбор САДД-продукта

дной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.

Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс» (agregat.kodeks.net). Одновременно на MS SQL и на Oracle — Landocs от компании «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные Офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes — «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru), причем последняя работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок — короче говоря, все плюсы типового решения, в том числе и меньшая цена. Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Очевидно, что универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций, вообще не бывает. Чтобы выяснить заточенность системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов компании-разработчика — он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.

А теперь более подробно остановимся на самых распространенных отечественных продуктах.

Кодекс: Документооборот

Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

• готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
• поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
• модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
• экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

• «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;
• «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;
• «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
• «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;
• «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;
• «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
• «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.

Функции системы:

• ведение картотеки документов;
• создание электронного архива документов компании;
• ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
• организацию циклов разработки согласования документов;
• организацию контроля исполнения документов и заданий;
• маршрутизация документов в организации и вне ее;
• автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
• организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.

CompanyMedia-Делопроизводство

Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы:

• прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
• организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;
• поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

• неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
• сквозное делопроизводство;
• 100% гарантия доставки информации;
• механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

OfficeMedia — Делопроизводство

Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

• «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
• «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
• «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
• «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
• «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
• «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

DOCS Open

Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».

Функции системы:

• преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
• работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
• поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
• наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
• надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

«ГРАН-ДОК» для Windows

Производитель: «Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10)

«Гран-Док» — специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.

Функции системы:

• учет всех деловых документов, хранение и работа с текстами документов;
• контроль каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;
• получение справочной информации о документах;
• анализ документооборота.

«Гран-Док — Lite» — однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа — Microsoft SQL.

«Гран-Док — сетевая версия» — адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док — корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») — предназначена соответственно для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.

ДЕЛО

Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)

«ДЕЛО» — это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

• регистрация и ввод документов;
• работа над проектами документов;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• поиск документов;
• опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

1С-Архив

«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

• организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;
• выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
• хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;
• поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
• управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

Эффект Офис

Производитель: ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• «Эффект Офис» — это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов;
• «Эффект Офис — система управления документами» — предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты;
• «Эффект Офис — персональный архив» — специальная версия системы для одного пользователя;
• «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» — для работы с графическими изображениями;
• «Эффект Секретарь» — рабочее место секретаря;
• «Эффект Почта» — система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят:

• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;
• LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;
• LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;
• LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

OPTiMA-WorkFlow

Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:

• графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;
• возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;
• механизм контроля версий;
• средства для создания отчетов;
• возможность работы в распределенных корпоративных сетях;
• возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

DIS:системы

Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.

Системы гибко настраиваются, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру:

• «DIS:class — Электронная канцелярия ”Золушка”» — представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела (регистрацию, обработку и контроль исполнения документов);
• «DIS:library — Библиотека» — автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами;
• «DIS:reception — Деловая почта» — автоматизированная система обработки электронной переписки организации;
• «DIS:manager — Поручения» — автоматизированная система документирования и контроля исполнения поручений;
• «DIS:contact — Досье» — автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения;
• «DIS:writer — Подготовка документов» — автоматизированная система для подготовки и согласования документов;
• модули «DIS:users — Пользователи», «DIS:structure — Структура» и «DIS:assistant — Рабочее место» — предназначены для решения вопросов администрирования.

БОСС-Референт

«БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.

Компоненты системы:

• корпоративная система электронного документооборота;
• встроенная электронная почта;
• средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.

Функции системы:

• подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;
• создание и контроль поручений;
• планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;
• контроль договоров;
• работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.
• совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.

ЕВФРАТ- Документооборот

Производитель: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm , http://www.evfrat.ru)

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.

Функции системы:

• регистрация, хранение и поиск документов;
• создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;
• работа с документами в бумажной и электронной форме;
• контроль исполнения поручений;
• создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;
• создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;
• надежный учет и хранение документации;
• разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;
• списание документов в архив;
• возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);
• удаленное администрирование системы;
• безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться. С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

• Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
• Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
• АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
• Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
• Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
• Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
• СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем , становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа - это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

Павел Баскаков, Руководитель IT-департамента компании RosLogistics, Москва

• Как автоматизировать документооборот на предприятии
• Самое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота
• 3 задачи, которые решит

Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста (см. также: Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии ).

>

1. Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Однако такие контракты были сопряжены с разнообразными рисками для бизнеса. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.
2. Усиленный контроль контрагентов. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов. На каждого партнера сегодня составляют солидное досье, включающее максимум информации – от устава до образцов подписи.
3. Сбор данных о покупателях и заказчиках при заключении сделок. Раньше в качестве гарантий сделки поставщики требовали предоплату или аванс. Теперь на смену финансовым инструментам приходят юридические. Сегодняшний рынок – рынок клиента. Заказчики все чаще соглашаются платить только по факту поставки. И юридическое оформление всех шагов сделки становится своего рода гарантией оплаты.

Как подготовиться к автоматизации документооборота на предприятии

Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.

Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.

Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе Генеральному Директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.

Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Генеральный Директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.

Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении (см. Сколько времени занимают разные этапы внедрения электронного документооборота ).

Этапы автоматизации документооборота на предприятии

1. Этап запуска – подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.
2. Этап подготовки к внедрению – формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.
3. Этап внедрения – развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.
4. Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.

В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах – автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).

Как выбрать подходящую систему автоматизации документооборота

На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков – очень технологичные. Большинство программных продуктов – отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:

• совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
• обеспечение актуальности продукта (обновление системы в течение года или двух в рамках стандартной технической поддержки без дополнительной оплаты);
• возможность легко и быстро подключать дополнительные модули (без оплаты дополнительных услуг внедрения);
• потенциал интеграции системы документооборота с другими программами (почтовые клиенты, учетные системы).

Автоматизация документооборота на предприятии и облачные технологии

Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании – данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.

1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если Ваша компания хранит документы на собственных серверах, Вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете Вы, а не поставщик услуги.

• Применение облачных технологий: самые сложные вопросы для бизнеса

2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации.

Стоит ли работать с документами на планшетах

В последний год стало модным работать в системах электронного документооборота с планшетных компьютеров. Практически каждый поставщик системы разработал версию своего продукта для планшета. Я, однако, считаю, что работать с него есть смысл только Генеральному Директору, а также – в некоторых случаях – сотрудникам, находящимся в разъездах. Использовать планшетный компьютер удобно в основном для подписания документов и раздачи поручений. Для юриста, или менеджера проекта, которым нужно внести существенные поправки в договор, оставить комментарии либо поработать в режиме записи исправлений, планшет не подойдет. Такие операции быстрее и удобнее выполнять на стационарном компьютере. Мое мнение: возможность работать в системе электронного документооборота с планшета – опция, безусловно, удобная и красивая, но не обязательная.

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Пинчуков, Исполнительный директор компании «Дека», Санкт-Петербург

Сейчас мы в рамках перехода на восьмую версию «1С» запустили проект автоматизации и консолидации управленческой отчетности и бюджетирования. Целей несколько: повысить точность информации, сократить затраты труда и времени на подготовку управленческой отчетности, упростить контроль утвержденных показателей, расширить возможности использования данных в онлайн-режиме. Пока нам приходится иметь дело с массой распечатанных, подписанных от руки и подшитых в папки бумаг. Автоматизация позволит консолидировать утвержденные формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, балансе, потоках денежных средств, – тогда как в «1С», версия 7.7 можно было только выгружать данные из бухгалтерской программы и обрабатывать их в Excel. Также автоматизация даст нам возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат. Также мы сумеем прямо в ходе работы контролировать достижение запланированных показателей. Плановые показатели и бюджеты подразделений будут фиксироваться в «1С» в утвержденных формах при установке базовых параметров планирования.

Елена Иванова, Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы», Москва

Перед внедрением любой системы электронного документооборота, как бы хорошо ни была поставлена работа с бумажными документами, обязательно требуется, во-первых, некоторое предпроектное исследование бизнес-процессов компании, а во-вторых, их очень подробная регламентация. Вы должны понимать, от кого и кому направляется документ, – только после этого станет ясно, подойдет ли система к бизнес-процессам компании.

Если на предприятии до сих пор не проводилось автоматизации, переход к электронному документообороту должен быть постепенным. Первое время лучше дублировать электронные документы бумажными. Тогда в систему стоит включить функции, которые позволят отслеживать движение бумажных копий, чтобы смена формы работы не была для сотрудников слишком резкой. При внедрении системы глава компании-заказчика обязательно должен назначить руководителя проекта – специалиста, ответственного за процесс и его итоги. Главное – понимать, что работать над внедрением системы должен не только поставщик, но и заказчик. Тогда проект увенчается успехом.

Сначала идет предварительная настройка системы – вводятся справочники, устанавливаются права доступа (в любой компании есть документы, предназначенные только для определенных сотрудников или подразделений). За настройкой следует опытная эксплуатация: несколько специалистов компании работают в системе и сообщают об обнаруженных пробелах и неудобствах. Все это исправляется. И только затем начинается эксплуатация в полном объеме.

Как правильно выбрать систему автоматизации документооборота

Надежда Меркурьева, Руководитель направления по продвижению продукта «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Систему электронного документооборота выбирают в два этапа.

1. Выбор интегратора. Оцените опыт выполнения интегратором схожих проектов и наличие у него положительных отзывов компаний-клиентов. Уточните, является ли он официальным партнером производителя предлагаемой системы, есть ли у его специалистов сертификаты, подтверждающие уровень квалификации, который необходим для работы с соответствующими продуктами.
2. Собственно выбор системы. В первую очередь обратите внимание на ключевые характеристики продукта. Это не только соответствие его функциональности задачам Вашей фирмы, но также, например, простота в использовании, открытость и адаптивность (насколько легко систему можно кастомизировать с учетом конкретных потребностей компании). Допустим, если говорить о системе «1С:Документооборот», то она легко интегрируется с уже установленными в компании продуктами на платформе «1С:Предприятие 8», и решить эту задачу способны Ваши же специалисты без сторонней помощи.

«1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8.2» может работать через веб-клиент, то есть через обычные браузеры – такие, как Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Это позволяет устанавливать продукт на устройствах с различными операционными системами (Microsoft Windows, Linux, MacOS), причем не только на стационарных, но и на мобильных.

Подключение через веб-сервер к базе «1С:Предприятие» ведется по защищенному протоколу https. За счет такого решения предотвращается несанкционированный доступ.

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Вот пример. Компания «Альянс-энерджи» за счет обмена данными в онлайн-режиме ускорила обработку большого потока документов и сократила время согласования внутренних документов. Интеграция «1С:Документооборота» и «1С:Бухгалтерии 8» позволила сократить время взаиморасчетов по договорам и в минимальные сроки проводить оплату. Сейчас в системе могут одновременно работать 500 пользователей, и за счет этого сотрудникам удается оперативно выполнять коллективные задачи и решать спорные вопросы.

Федеральное казенное предприятие «Завод им. Я.М. Свердлова» благодаря внедрению «1С:Документооборота» сократило время согласования контрактов между подразделениями и минимизировало риск утраты договоров, а также сумело эффективнее контролировать время подготовки документов, отслеживая, в какие сроки завершается каждый этап этого процесса.

RosLogistics
Сфера деятельности: профессиональные интегрированные логистические услуги на территории России
Форма организации: ООО
Территория: головной офис – в Москве; филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Иркутске, Новосибирске, Ростове-на-Дону
Численность персонала: 500

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами

Автоматизированные системы документооборота не только обеспечивают сохранность документации, но и позволяют управлять ей на протяжении всего жизненного цикла. Многие организации уже оценили все плюсы современных технологий и успешно используют подобные системы в делопроизводственных процессах.

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии?
• Каковы главные преимущества системы автоматизации документооборота?
• Какие возможности предлагает пользователю автоматизированная система документооборота?
• Какими методами можно воспользоваться для автоматизации электронного документооборота?

Цели и задачи автоматизации электронного документооборота на предприятии

Как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие отражение в их движении.

Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели:

• минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы;
• формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы;
• уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации;
• разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами;
• поддержка административных процессов;
• быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями;
• ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения;
• планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников;
• разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы;
• приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму;

Преимущества системы автоматизации документооборота

Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:

• повышение производительности за счет быстрого доступа к любой категории документов;
• поддержание актуальности информации;
• снижение влияние “человеческого фактора”;
• сокращение материальных издержек, связанных с созданием и хранением документов;
• создание условий для эффективного взаимодействия между подразделениями;
• возможность коллективной работы над служебной документацией;
• уменьшение потребностей в персонале;
• снижение рисков потери или повреждения информации;
• автоматизация составления отчетов;
• интеграция системы с офисными программами;

При этом, внедряя СЭД, компания получает не только материальные, но и весомые нематериальные выгоды. Как показывает практика, автоматизация способствует улучшению восприятия официальной документации, росту дисциплинированности, а также повышению корпоративного сознания персонала.

Скачайте документы по теме:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
• Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
• Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
• Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой

Современные технологии автоматизации документооборота

Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).

Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД.

Принято выделять следующие виды систем:

• Клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть);
• Действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули);
• Основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса);
• «Облачные» системы (используют сервер хостинг-провайдера);

Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД можно выделить:

• хранение электронных документов;
• поточное сканирование;
• оптическое распознавание текста;
• штрих-кодирование;
• электронно-цифровые подписи;
• полнотекстовый и атрибутивный поиск;

Читайте также:

• Риски при автоматизации процесса обработки документов
• Экономический эффект от внедрения систем автоматизации правовой экспертизы и поиска экспертов
• Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Внедрение системы управления документооборотом

Внедрение автоматизированной системы документооборота проходит в несколько этапов. Часть из них любая компания способна выполнить самостоятельно. Технические вопросы, как правило, оставляют в ведении интегратора - поставщика СЭД.

Этапы внедрения:

• Выявление базовых процедур и процессов;
• Определение требований к процессам;
• Формирование критериев выбора;
• Выбор интегратора;
• Управление проектом внедрения;
• Документирование;

Процесс внедрения СЭД имеет ряд особенностей, отличающих его от внедрения других автоматизированных систем:

• Создание корпоративного хранилища документации, разработка его логической структуры, определение условий политики безопасности;
• Описание процедур доступа к данным и регламентирование порядка работы;
• Фиксация результатов с помощью ведения протоколов;

Основную сложность для компании представляет выбор интегратора СЭД. На рынке представлено множество компаний-поставщиков подобного программного обеспечения, что значительно затрудняет выбор. При выборе самой программы надо обратить внимание на ее ключевые характеристики: насколько она соответствует функциональным задачам компании, проста в использовании, открыта и адаптивна.

Критерии эффективности автоматизации документооборота

Автоматизация электронного документооборота должна проходить постепенно. Перед внедрением системы необходимо обязательно точно определить цели ее использования. Кроме того, обязательным условием эффективной эксплуатации является постоянный мониторинг результатов внедрения. Показателями эффективности как на этапе выбора подходящей СЭД, так и при ее анализе в процессе эксплуатации могут выступать:

• «Зрелость» СЭД (количество ошибок в ее работе, обусловленных недостаточной проработкой программного обеспечения или отсутствием обновлений);
• Соответствие отраслевым стандартам;
• Соответствие ключевым требованиям компании и критическим факторам успеха;
• Уровень технической поддержки во время внедрения и эксплуатации;
• Масштабируемость (возможность увеличения объемов работ и увеличения числа пользователей);
• Доступность пользовательской документации, возможность изменения настроек системы;
• Уровень безопасности и конфиденциальность данных;
• Отказоустойчивость;
• Стоимость владения (приобретение лицензий, администрирование, техническая поддержка, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.)

Примеры, образцы схем автоматизации документооборота

Автоматизация управления документооборотом требует значительных временных и материальных затрат. Их объем зависит от числа автоматизируемых делопроизводственных процессов и их текущего состояния. Важными критериями являются ресурсные и организационные возможности предприятия.

Типичный процесс внедрения СЭД можно представить как алгоритм, приведенный ниже:

В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных. Именно поэтому не стоит экономить на автоматизации: она дает реальные измеримые выгоды и экономический эффект.

Автоматизация документооборота - не просто средство оптимизации внутренних процессов , это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО - к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения - заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота . Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.