Организация документооборота на предприятии в условиях автоматизации. Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план. Требования к системам электронного документооборота

Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.

Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:

Информационная (документ создают для сохранения информации);

Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:

Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);

Правовая (документ является средством закрепления и измене­ния правовых норм и правоотношений в обществе);

Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

Система автоматизации документооборота,

Программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.

б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать опре­деленные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публика­ции документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро раз­вивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фир­мах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управ­ления проектами, электронной почты и пр.

Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.

Внешний электронный документооборот. Как известно, про­блема обмена корреспонденцией между организациями, исполь­зующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной ин­формацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим обра­зом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечаты­вался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организа­ций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неодно­кратно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспек­тивных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы от­делить данные (содержание) от их визуального представления (фор­мы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.

Выбор системы документооборота - это не просто технологиче­ская или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяет­ся во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компа­ния придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом вне­дрения.

С ростом производственных мощностей возрастает и объем используемой номенклатуры, которую необходимо качественно и правильно обработать, сгруппировать. Полная автоматизация делопроизводства поможет разложить всю документацию таким образом, чтобы при необходимости можно было достать и использовать нужную информацию конкретному сотруднику.

Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?

Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.

Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:

• обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
• поиск поставщиков, заключение контракта;
• закупка товара;
• прием товара (по накладным);
• произведение наценки;
• реализация;
• обеспечение доставки, гарантии;
• оформление покупки между магазином и покупателем;
• обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
• соблюдение и контроль прав потребителя.

Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.

Электронная автоматизация документооборота

Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.

По данным исследований Ernst & Young, предприятия, которые воспользовались внедрением систем электронного контроля номенклатуры, улучшили свои показатели производительности на 20–40%, обработки и ведение документов налогообложения на 75%. При этом растраты на оплату сохранности всей документации снизились на все 80%.

Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).

Автоматизированное делопроизводство помогает:

• проводить подготовку документации, актов, сверок;
• отправлять и получать нужные документы как в одной системе, так и от посторонних пользователей (партнеров);
• осуществлять хранение документации в специальных файлах, хостингах несколько лет;
• осуществлять контроль объема поставленных и выполненных задач работниками;
• контролировать качество обслуживания;
• производить наценки, вести бухгалтерский учет;
• производить поиск документации в нужное время, с необходимого места;
• формирование дел по существующим шаблонам;
• осуществлять обмен информации между сотрудниками и руководством.

Внедрение документационной автоматической системы может проводиться как на постоянной основе, так и на временной. Однако выгода для любого бизнеса такой автоматизации очевидна.

Автоматизированный документооборот: преимущественные характеристики

Автоматизированная документация – это новые возможности для бизнеса, который ориентирован на увеличение производственных объемов и увеличение продаж. Существуют и некоторые недостатки, но преимуществ намного больше.

Центральное управление, контроль

Ранее крайне сложно было осуществлять контроль бизнеса на любом этапе. Руководитель не мог управлять всеми процессами одновременно, а количество документооборота с увеличением продаж и развитием, естественным образом увеличивалось пропорционально прибыли. Отечественный подход ведения бизнеса сегодня, учитывая возможности интернета и электронных программ, не актуален, малопродуктивен.

Сегодня существуют специальные продукты на рынке товароуправления и контроля, которые руководителю позволяют:

1. повышать увеличение скорости обработки информации;
2. оперативно принимать решения разного характера;
3. повышать исполнительную дисциплину среди работников;
4. освоить высокий современный модуль автоматизации программ в компьютере помогает отслеживать результаты работ любого отдела, каждого сотрудника;
5. налаживать систему товарооборота, сотрудничество с партнерами.

Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы – это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.

Самые популярные системы управления документами на расстоянии и в офисе – СРМ-системы .

Коллективная работа

Ранее для проведения простых манипуляций по той же бухгалтерии, необходимо было согласовать множество моментов с разными отделами. Как результат – начисление НДС, налогообложение и оформление заработной платы проводилось несколько недель. Сегодня все эти процессы максимально упрощены, автоматизированы.

Для проведения начисления заработной платы можно использовать ранее заполненные шаблоны, контролировать начисление, оформлять дополнительные выплаты. Но, самое главное – это минимальная вероятность погрешности, ошибки, поскольку человеческий фактор практически отсутствует.

Вместе с тем все сотрудники компании находятся в постоянном контакте друг с другом, существует взаимодействие отделов и отдельных работников офиса. Сам же руководитель может контролировать эффективность внедряемых задач, руководить процессом и давать наряды.

Конфиденциальные возможности

Любой бизнес – это совокупность опыта, умения, знаний. Естественно, чем больше существует направленностей, тем выше вероятность просчитать все риски, особенности рынка, специфику ведения дел. Такой опыт – это самое важное, бесценное, дороже, чем материальные блага. Поэтому основная задача и руководителя и каждого сотрудника компании – это соблюдать конфиденциальность, вести учет таким образом, чтобы вся стратегическая информация не была во всеобщем доступе для конкурентов на рынке.

Важной особенностью систем автоматизации (к примеру, та же 1C) является возможность подписываться на документообороте с помощью электронной подписи с подтвержденной шифровкой. Поэтому можно не только определить автора, но и подтвердить подлинность информации, ее актуальность.

Современная система автоматизации документооборота позволяет не только проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам, количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.

Хранение

Ведение бизнеса, предпринимательства – это горы информативной и стратегической документации, которую важно своевременно достать, получить и обработать. С увеличением товарооборота и продаж такой информации становится все больше, а потому без специального отдела не обойтись.

Среди крупных компаний популярностью пользуются продукты от «Documentum» , для более мелких предприятий актуальными являются предложения Content Management Server.

Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.

Дополнительные преимущества автоматизации документов:

• возможность быстрого создания нужного документа по шаблону;
• произведение автоматической регистрации и распределения документации;
• формирование рабочих папок пользователей и отделов;
• удобная работа с корреспонденцией;
• обработка и контроль распорядительных документов;
• хранение документов в регистрационной карте;
• взаимосвязанная работа с документами;
• отслеживание движения документации;
• осуществление поддержки вложенных подсистем;
• учет и контроль номерной номенклатуры;
• выполнение работы через интернет;
• формирование рассылки;
• территориальное обозначение сервисов, отделов, торговых точек;
• настройка нужных опций в обрабатываемой системы;
• обмен информации по электронной почте;
• поиск информации по заданным критериям отбора;
• автоматическое обновление справочников.

Все функции автоматизации, регистрации и ведения документов в бизнесе помогают значительным образом упростить все бюрократические основы, снизить нагрузку на руководителя и его подчиненных, увеличить эффективность товарооборота.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.

отчет по практике , добавлен 27.04.2016


Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013


Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

курсовая работа , добавлен 25.03.2014


Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 29.06.2012


Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.

курс лекций , добавлен 29.04.2012


Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

дипломная работа , добавлен 17.03.2013

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия.

Сегодня, в век высоких технологий, особое внимание уделяется информации и ее обработке. Согласно ГОСТ 24.003-84 "Автоматизированные системы управления. Термины и определения" автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно к требованиям систем организационного управления АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального или коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления. С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, отправлять и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная ориентация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Локальные сети, на основе которых могут функционировать различные комплексы АРМ, как в рамках отдельных подразделений, так и на уровне смежных выполняемых функций, реализуемых различными подразделениями, являются базой для организации взаимосвязи отдельных АРМ в систему сбора, обработки информации и принятия решений в сфере управления конкретным объектом

В условиях современной жизни требуется ускорение процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

возможность ввода информации в ЭВМ;

возможность вывода информации на экран монитора, принтер

или другие устройства вывода.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ отвечает следующим требованиям:

своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

минимальное время ответа на запросы пользователя;

адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

надежность и простота обслуживания;

терпимость по отношению к пользователю;

возможность быстрого обучения пользователя;

возможность работы в составе вычислительной сети.

Целью дипломного проекта является разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера на предприятии ООО «Маско-Гласс». Все работы, выполняемые менеджером по заказам на данной фирме, непосредственным образом связаны с обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот, который основан на старых принципах делопроизводства.

Основными недостатками существующей технологии являются:

Низкая оперативность доступа к информации;

Затрудненность мониторинга работы сотрудников;

Чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.

Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности предприятия «Маско-Гласс». Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более оперативной работы менеджера по заказам и связи его с другими сотрудниками.

Ожидаемыми результатами реализации данной цели являются:

· сокращение бумажного документооборота;

· повышение производительности труда;

· сокращение времени обработки входных документов;

· наличие базы клиентов, которые пользуются услугами предприятия «Маско-Гласс» и базы поставщиков, чьими товарами пользуется предприятие;

· получение оперативных данных для принятия управленческих решений;

· уменьшение трудоемкости составления отчетности.

В первой главе дипломного проекта рассматривается существующая технология обработки заказов и работы всех сотрудников в частности, выявлены недостатки и предложена новая схема реализации данных процессов в виде внедрения нового программного продукта. Также в первой главе был проведен анализ существующих программных продуктов.

Вторая глава содержит информационную модель, описание входной, результатной и нормативно-справочной информации; приведены экранные формы и основные этапы работы с ними.

В третьей главе описан выбор метода и расчет показателей экономической эффективности проекта.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. Управление базируется на информации.

Информация - латинское informatio, разъяснение, изложение, сведение, - одно из наиболее общих понятий, используемых человеком довольно давно. До начала ХХ века оно не вызывало никаких вопросов и было обычным словом в человеческом общении. Однако с развитием технических средств коммуникации - телефонии, радиосвязи и звукозаписи, основное назначение которых передача информации, встал вопрос об её оптимальной, неискаженной передаче.

В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Кроме информационных систем есть компьютерные системы управления всевозможными производственными процессами, системы контроля различных показателей процессов либо продукции назовём их системами автоматизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Итак, система автоматизации бизнес-процесса - это связанная совокупность аппаратно-програмных компонентов (модулей) обеспечивающих автоматическое управление, контроль и обработку технических данных определённых функций или бизнес-процессов в целом. Как видите, в отличие от информационной системы, система автоматизации ещё может иметь и аппаратные модули, это могут быть различные манипуляторы, подъёмники, роботы и т.п. и предназначена в основном для управления и контроля за процессами жизненного цикла продукции.

И информационная и система автоматизации бизнес-процесса относятся к компьютерным системам. Под компьютерной системой мы подразумеваем систему, в которой основными функциональными и управляющими элементами являются компьютеры с проинсталлированными на них программными или аппаратными средствами. Для коммуникации всех частей такой системы обычно используется локальная сеть (intranet) или Internet.

Интранет - это информационная система, внутренний сайт организации, предоставляющий сотрудникам доступ к информации о компании, ее подразделениях, контактах сотрудников, общим документам и документам отдельных подразделений, а также к внутренним сервисам, таким как обработка заявок, электронный архив документов, согласование документов (Приложение 1 ).

То есть, Интранет - это использование протоколов Интернет для обмена данными и построения единой информационной системы на http - одном из самых популярных протоколов Интернета. Интранет-системы оптимизируют и ускоряют процесс документооборота и управления бизнес-процессами внутри организации, обеспечивают удаленным сотрудникам доступ к корпоративной информации в защищенном режиме из любой точки мира.

Немаловажным фактором в построении любой информационной или системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - это коммерческая организация со статусом юридического лица, создаваемая одним или несколькими участниками. Участниками могут быть как физические, так и юридические лица. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и размер доли каждого из них определяется учредительными документами (учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом. Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников, определяются учредительными документами.

Предприятие ООО «Маско-Гласс» занимается изготовлением стеклопакетов.

Стеклопакет - это герметичное соединение двух или более листов стекла в единую. Фиксированное расстояние между стеклами (дистанцию) обеспечивают, используя полые алюминиевые дистанционные рамки, которые с помощью бутила «крепятся» к стеклу, создавая при этом дополнительный слой герметизации.

Предприятие «Маско-Гласс» представляет на рынке следующие виды продукции:

Однокамерные стеклопакеты

Двухкамерный стеклопакет

Энергосберегающие стеклопакеты

Тонированные стеклопакеты

Стеклопакеты с триплексом

Стеклопакеты непрямоугольные (фигурные)

Раскладка в стеклопакете

Наполнение стеклопакетов Аргоном.

Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «Маско-Гласс»

Предприятие «Маско-Гласс» - федеральная сеть заводов по производству стеклопакетов. Заводы компании расположены в трех городах: Волгоград, Воскресенск (Московская область) и Саратов.

Предприятие основано в 2005 году и начало свою деятельность в Волгограде. Изначально она создавалась как торговая компания, но в 2006 году было принято решение об изменении направлении деятельности, и открыт первый завод по производству стеклопакетов в г.Волгограде, там же был открыт и центральный офис. Уже к концу 2007 года «Маско-Гласс» стал безусловным лидером производства стеклопакетов в Московской области.

Для реализации амбициозных проектов предприятию требовалось не только активное расширение производства, но и выход на новые рынки. В 2007 году компании удалось увеличить объемы производства в два раза, что укрепило ее позиции в регионах и заложило основы масштабной региональной экспансии.

Предприятие вышло на лидирующие позиции рынка стеклопакетов. В этот же период в структуре холдинга появились два новых подразделения. Для улучшения сервисного обслуживания клиентов была создана собственная транспортно - логистическая система. А новое оборудование и приобретенный опыт работы со сложными видами стекол легли в основу создания подразделения архитектурно- проектного остекления. В феврале 2008 г. был введен в действие завод в г.Саратове. В это же время компания инвестировала средства в создание единой ИТ -инфраструктуры, внедрение которой позволило значительно повысить качество и уровень сервиса.

В 2009 году предприятие «Маско-Гласс» приступило к строительству предприятия по производству стеклопакетов в г.Воскресенске. В этот же период доля компании на рынке архитектурно-проектного остекления Центрального региона России составила более 10%, а общий объем производства стеклопакетов превысил 3 млн. кв. метров.

В конце 2010 году в г.Воскресенске была поставлена вторая линия по производству стеклопакетов, а в конце 2011 и третья.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Маско-Гласс»-производство.

Сфера деятельности: изготовление и продажа стеклопакетов.

Численность организации: 80 человек.

Предприятие имеет следующую организационную структуру:

Рисунок 1. Организационная структура предприятия.

Должностные обязанности:

Директор:

· Заключение договоров с поставщиками;

· Контроль общего состояния предприятия;

· Ведение финансовой политики предприятия;

· Принятие организационных решений;

· Подписание финансовых документов;

· Наем и увольнение персонала;

· Подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

· Подготовка отчетности;

· Анализ работы фирмы;

· Работа с банком;

· Подписание основных финансовых документов;

· Ведение налоговой отчетности;

· Сведение годового баланса;

· Контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

· Подготовка квартального отчета;

· Подготовка документов во внебюджетные фонды;

· Начисление отпускных и заработной платы;

· Ведение месячных и квартальных отчетностей;

· Ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

· Ведение складского учета;

· Оформление первичной финансовой документации;

· Оформление счетов-фактур;

· Выдача заработной платы;

Начальник производства:

· Организует техническую подготовку производства;

· Осуществляет лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием производства, соблюдением на производстве проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Отдел продаж:

· Реализация планов компании по увеличению объёмов продаж;

· Поддержание и развитие клиентской базы;

· Переговоры с первыми лицами компаний клиентами;

· Систематизация взаимодействия склада с отделом продаж;

· Анализ количества товара на складе, составление заявок, планирование объёма товара на текущий месяц;

· Принимать и обрабатывать заявки; консультировать клиентов по вопросам качество продукции, цены, условий оплаты и доставки.

Отдел снабжения:

·Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д. ;

· Контролировать правильность и своевременность исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

·Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации;

·Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;

·Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.

Менеджер по продажам (заказам):

· Поиск необходимого товара по поставщикам;

· Обеспечение транспортом;

· Доставка товара со склада поставщика;

· Консультация клиентов по товару;

· Оформление заказа;

· Оформление заказов по договорам;

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по оформлению заказа, что является предметной областью исследования дипломного проекта.

Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам, производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара со склада поставщика (т.е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смол, так же следит за складом готовой продукции. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности менеджера по закупкам и продажам входит поиск и консультация клиентов по готовой продукции.

1.2 Информационная система предприятия ООО «Маско-Гласс»

Для примера приведем структуру корпоративной информационной системы, которое, может лечь в основу концепции любой организации (Приложение 2).

Корпоративная информационная система состоит из различных модулей, которые, в принципе, тоже являются системами. Схема строилась из расчёта на то, что в организации уже внедрён ряд систем, связанных между собой. Функционирование и взаимодействие всех элементов системы обеспечивает максимально оперативное принятие решений на основе фактов, распространение информации по её потребителям, автоматизацию большинства производственных и управляющих функций. Все элементы системы связаны между собой различными информационными потоками.

Корпоративная компьютерная система имеет 3 уровня:

Стратегический уровень - уровень руководителя предприятия, здесь находится информационный модуль топ-менеджмента представляющий руководителю сводную информацию о внешней и внутренней среде организации, отсюда руководитель ставит стратегические цели для бизнес-процессов своего предприятия. Руководитель предприятия читает одну страницу, форму и наполнение которой он может подстроить под себя. Данный уровень характеризуется небольшим потоком внутренней информации ибо это только сводные данные о функционировании предприятия и конечно же потоком информации из внешней среды.

Тактический уровень - уровень менеджеров процессов и менеджеров среднего звена. Включает в себя систему планирования ресурсов или так называемую ERP-систему, информационный модуль менеджера и систему сбора информации от потребителей (CRM). Важнейшим элементом этого уровня является система информирования - очень важно чтобы заинтересованные стороны такие как - персонал, акционеры, потребители, партнёры, общество имели информацию о предприятии и процессах, которые в нём происходят и имели доступ к этой системе. Такая система повышает гибкость и скорость работы предприятия, а так же позволяет свести к минимуму процент получения информации из сплетен, снижает риск искажения информации. Очень удачным примером такой системы может быть Web-портал предприятия. В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 году: EIP это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации. Тактическому уровню присущ большой поток информации, поскольку это своего рода «золотая середина» или «мозговой центр» предприятия, сюда стекается и здесь анализируется практически вся информация о внутренней и внешней среде предприятия.

Оперативный уровень - уровень жизненного цикла продукции, сюда входят различные системы автоматизации процессов, системы контроля, мониторинга т.е всё что связано с продукцией. Уровень насыщен потоком данных, именно здесь данные превращаются в информацию. Различные показатели информации преобразовываются в графики, таблицы и базы данных, которые в свою очередь служат фундаментом для тактического и стратегического уровня компьютерных систем предприятия.

Информационный модуль топ-менеджера, информационный модуль менеджера, система информирования, система сбора информации от потребителя, система мониторинга бизнес-процессов и модуль мониторинга продукции в совокупности являю собой - информационную систему менеджмента.

Основные задачи, которые призвана решать эта система это:

§ Определение удовлетворённости требований и ожиданий заинтересованных сторон - потребителя, персонала, акционеров, общества в целом;

§ Оценка уровня качества продукции (услуг);

§ Оперативный мониторинг показателей бизнес-процессов;

§ Информирование заинтересованных сторон о продукции и деятельности предприятия;

§ Обеспечение оперативного доведения целей, задач, планов до исполнителей.

Немаловажным фактором в построении любой информационной системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.3 Экономическая сущность задачи

Работа менеджера по оформлению заказа представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Маско-Гласс» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Маско-Гласс» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по оформлению заказа позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование информации;

· максимально сократить количество бумажных документов;

· облегчить получение различных аналитических отчетов.

1.4 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода продукции, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку продукции) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, цены на продукцию, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия той или иной продукции на складе.

Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.

Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.

Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке продукцию, которая есть на складе.

Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет реализации продукции в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки продукции и предъявления покупателям расчетных документов.

Оформление заказа и продажа продукции происходит по следующей схеме:

Рисунок 2. Схема информационных потоков предприятия.

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заказ у менеджера (сбрасывает по факсу, договаривается по телефону или приезжает сам).

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заказ на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленный заказ поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заказ поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена для решения автоматизации повседневной работы менеджера по заказам. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится продажа товаров, закупка товаров, перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

В дипломном проекте мы исследовали работу менеджера по оформлению заказа и определили цели и задачи.

Задачей является упростить работу менеджера и тем самым ускорить документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается.

Цель проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Маско-Гласс» автоматизированы система ведения заказов и контроль их выполнения, учет поступления и продажи стеклопакетов. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, все о стеклопакетах.

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

информация, связанная с приемом стеклопакетов на склад;

информация, связанная с отгрузкой стеклопакетов со склада;

информация, отражающая состояние на складе;

Данная информация фиксируется на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

1.5 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта - Разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о материалах, поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разрабатываемой системы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.5.1 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, стеклопакетов, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов , в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по заказам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного проекта, даст возможность решить ряд существенных задач на предприятии ООО «Маско-Гласс»:

1. изменения в функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией, формированием и выдачей информации, а также связанных с оформлением различного рода документов.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные;

2 . источниками поступления информации будут являться внешние источники электронного и бумажного типа. Периодичность поступления информации зависит на прямую от клиентов, которые в любой момент могут сделать заказ;

3. порядок ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом. При регистрации нового заказчика при оформлении заказа заполняются следующие формы: ФИО клиента, персональные данные, личные данные и номер телефона. (Таблица 1).

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

При оформлении заказа на изготовление стеклопакетов заполняются следующие формы: вид продукции, размер, количество (Таблица 2.).

Таблица 1.

Таблица регистрации заказчика

Таблица 2.

Таблица заказов

Формула и толщина стеклопакета - по желанию заказчика.

Ниже представлен прайс-лист на стеклопакеты, по которым заказчик может сделать заказ.

* Все наценки применяются к базовой стоимости изделий. По желанию клиента осуществляется доставка по Москве и Подмосковью собственным транспортом.

Всю информацию, с которой работает предприятие, можно разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой справочники, наиболее редко изменяемые.

В данной системе существуют следующие справочники:

· «Заказчик» - справочник, в котором указана информация о заказчике.

· «Услуги» - справочник, в котором указаны все услуги, предоставляемые предприятием (наполнение аргоном, тонировка);

· «Изделие» - справочник перечня продукции;

Все справочники реализованы отдельными таблицами базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация . Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной информации. Входной информацией на предприятии ООО «Маско-Гласс» являются: бланк заказа, счет от поставщиков, счет-фактура и накладная.

Выходная информация . Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной задачей, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения. Для предприятия основными выходными документами являются: счет для заказчика, счет-фактура и накладная.

При поступлении входной документации, она регистрируется в подсистеме «Документооборот», а потом распределяется либо в подсистему «Изделие», либо в подсистему «Услуги».

В каждой из подсистем предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

1.6 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время компьютеризация и автоматизация предприятий в России проникает во все сферы деятельности. Практически на каждом малом предприятии имеется в наличии компьютер, принтер и другие средства автоматизации, и, следовательно, имеется определенная автоматизированная система бухгалтерского, финансового, управленческого учета. С помощью автоматизированной системы намного удобнее осуществлять многие основные операции, необходимые для эффективной работы предприятия, например, оформлять первичные документы, вести учет продаж и покупок, формировать отчеты в налоговые органы и др.

В основе современных интегрированных систем автоматизации лежит использование компонентов, которые удовлетворяют таким свойствам, как открытость, стандартизация, масштабируемость, типизация решений, комплексность подхода.

Открытость. Открытость стандартов на системы автоматизации означает отсутствие патентов или авторских прав на спецификацию стандарта и его расширение, отсутствие лицензионной платы за использование стандартов, широкую доступность всех специалистов к разработке, производству и использованию продукции в данном стандарте. Открытость означает гибкость архитектуры системы автоматизации, дружественность пользовательского интерфейса, возможность взаимодействия с другими системами за счет совместимости широкого спектра стандартизированных изделий и программных продуктов на разных уровнях.

Стандартизация . Стандартизация предполагает использование компонентов систем автоматизации, основанных на существующих стандартах для программных и технических решений. Применение стандартов при создании системы автоматизации является показателем ее качества, гарантирует пользователю современный технический уровень и преемственность системы в процессе ее дальнейшего развития и модернизации.

Масштабируемость систем . Следование принципу использования стандартов для компонентов и решений позволит создавать масштабируемые, наращиваемые системы автоматизации, наиболее соответствующие целям и задачам, стоящим перед ними.

Масштабируемость позволяет создавать и модернизировать системы автоматизации с минимальными средствами, обеспечивающими необходимые функции.

Типизация решений . Типизация системных решений должна быть заложена в основу каждой создаваемой системы автоматизации. Следование этому принципу позволит иметь обозримый набор, как компонентов, так и решений, что позволит экономить на запусках компонентов и внедрении систем.

Комплексность подхода . Комплексный подход к системам автоматизации подразумевает не только традиционный (объектовый) подход, но и целевой, ориентированный на использование средств автоматизации разного уровня для достижения конкретных целей (снижение энергозатрат, себестоимости продукции, повышение качества продукции и услуг).

На российском рынке информационных технологий представлены системы автоматизации, отличающие друг от друга по классу и идеологии, построенные на несовместимых друг с другом протоколах, интерфейсах и контроллерах.

В настоящее время на рынке компьютерного программного обеспечения существует достаточное количество различных программных продуктов, предназначенных для решения поставленных передо мной задач.

1.7 Обоснование проектных решений

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств программного и информационного обеспечения. Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

.7.1 По техническому обеспечению (ТО).

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

На стадии проектирования АРМ необходимо четко формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей и эргономическими параметрами устройств. Это обуславливается тем, что возможности разрабатываемого АРМ в большей степени зависят от базовых характеристик ЭВМ.

Основным устройством ПЭВМ является микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций, содержащихся в программе. В настоящее время наибольшее распространение получили 64-разрядные микропроцессоры. Разрядность означает длину рабочего слова в двоичном коде. Микропроцессоры также различаются по тактовой частоте, с которой они работают. Чем больше тактовая частота и разрядность, тем выше производительность процессора. Выполнение нескольких десятков миллионов операций в секунду является обычным делом для ПЭВМ.

Производительность ПЭВМ зависит также и от количества памяти, с которой она работает. Память бывает основная и внешняя. Основная память состоит из двух компонентов: постоянного запоминающего устройства (ROM или ПЗУ) и оперативного запоминающего устройства (RAM или ОЗУ). В ОЗУ хранится динамическая информация программы и обрабатываемые данные. При выключении питания содержимое ОЗУ теряется. ПЗУ, как правило, гораздо меньше ОЗУ, информация в нем хранится постоянно и ее изменение либо вообще невозможно, либо возможно только при помощи специальных устройств (программаторов ПЗУ). Емкость памяти 64-разрядных ЭВМ как правило 512 Мб и более.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) также бывают разных типов. В настоящее время наиболее широко распространены дисковые накопители. Их можно разделить на несколько групп:

Накопители на гибких дисках (флоппи дисках). Несмотря на сравнительно низкую емкость дискет (от 1 до 3Мб) в настоящее время очень широко распространены главным образом из-за низкой стоимости.

Накопители на жестких дисках (винчестеры). Распространены также широко, как и накопители на гибких дисках, но имеют гораздо большую скорость передачи данных, большую емкость и надежность хранения информации. Стоимость винчестеров постоянно падает, а скорость, надежность и емкость (жестким диском объемом 160-200 Гб сейчас уже никого не удивишь) возрастают. Все это делает их незаменимым атрибутом любой современной ПЭВМ.

Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную автоматизированную систему, которая существенно повысит производительность труда на фирме, увеличит скорость выполнения заказов, улучшит качество обслуживания клиентов.

Существует также целый ряд других ВЗУ по разным причинам не получивших в настоящее время широкого распространения (магнитооптические диски, диски Бернулли, WORM-диски и др.).

Дисплей - основное устройство для отображения информации. Характеризуются размером экрана, максимальным разрешением и пр. Чем больше размер экрана и чем больше разрешение, тем, соответственно больше информации можно на нем разместить.

Клавиатура - основное устройство для ввода информации.

Существуют также устройства, облегчающие работу оператора, такие, как мышь, световое перо и пр. Также для ввода информации широко используются сканеры. Большое будущее за устройствами распознавания и синтеза речи, распознавания изображения.

Все устройства ПЭВМ взаимодействуют через системную магистраль. Однако из ВЗУ информация сначала должна быть переписана в ОЗУ и лишь тогда она становиться доступной процессору.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (администраторов, экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

К требованиям, предъявляемым к пользовательскому интерфейсу системы, предназначенной для решения комплекса задач, можно отнести: необходимость обеспечения работы неподготовленного пользователя, а также его работы с большим объемом информации, необходимость интенсивного ввода данных. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность оперативно обрабатывать данные. Так как АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Для нормального функционирования информационной системы фирма должна иметь как минимум три ЭВМ (по одному в каждый отдел), локальную сеть (ЛВС), выход в Internet и принтер.

Минимальные требования к аппаратно-программному комплексу проекта для функционирования системы:

· процессор Pentium-II 266 МГц и выше;

· HDD - 3 Гб и более;

· Монитор с диагональю 14 дюймов или более;

· VGA-совместимый адаптер 1 Mb видео-ОЗУ;

· Ethernet-совместимый сетевой адаптер (для ОДМ МО не обязательно);

· операционная система MS Windows 95, 98, 2000, XP;

· локальная сеть.

1.7.2 По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение характеризует состояние управляемого объекта, является основой для принятия управленческих решений и тесно связано с программным и технологическим обеспечением. Создание информационного обеспечения включает сбор экономических показателей, составление классификаторов и кодов; разработку форм первичных и сводных документов, а также конструирование состава базы данных, размещенного на машинных носителях. Документы являются основными носителями информации при компьютерной обработке. Выделяются первичные и сводные документы. Несомненным преимуществом новой информационной технологии является формирование документов при помощи компьютера, что существенно сокращает время их создания и заполнения.

На предприятии ООО «Маско-Гласс» после того, как заказ сделан, идет работа с документами:

заказчику либо выписывают счет,

либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и указываются в бланке заказа. После того, как стеклопакеты готовы, Заказчик может их забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

Для решения поставленной задачи в системе предусматриваются следующие справочники:

· «Клиенты» - справочник постоянных клиентов. Если клиента нет в списке, его обязательно регистрируют.

· «Изделие» - справочник хранения информации об изделиях, которые изготавливаются в фирме.

· «Услуги» - справочник предоставляемых услуг.

· «Материалы» - справочник о материалах, из которых изготавливаются изделия и о наличии их на складе.

Рисунок 3. Схема действий.

1.7.3 По программному обеспечению (ПО).

АРМ менеджера по заказам представляет собой Windows - приложение. Приложение работает под управлением операционной системы Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. Наиболее же оптимальной операционной системой для наших задач является Windows NT/2000/XP, так как они имеют большой ряд своих версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных операционных систем являются:

более простая установка системы. Возникающие в процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол установки;

новая версия файловой системы NTFS, поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;

новый пользовательский интерфейс Рабочего стола объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;

более надежная защита памяти за счет запрещения замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек и драйверов;

поддержка большого объема оперативной памяти и количества процессоров, что позволяет использовать данные операционные системы в условиях большей загрузки, чем это было возможно для Windows 95/98/ME.

значительное сокращение количества ситуаций, которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в конфигурацию системы;

улучшенная поддержка Plug-and-Play устройств.

Так же к программному обеспечению относится и система, в которой был написан данный проект, это система Delphi , она позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейсом занимает большую часть (до 70%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования) эффективность генерируемого компилятора кода, что весьма существенно для данного проекта.

Delphi - мощная система визуального объектно-ориентированного программирования, позволяющая решать множество задач, в частности:

создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа;

быстро создавать профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке. Интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows;

создавать свои динамические присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования;

создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов, при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.

создавать справочные системы (файлы.hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не только из приложений, но и просто через Windows;

создавать профессиональные программы установки для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows.

Программное обеспечение АРМ заведующего менеджера по заказам состоит из:

общего (системного) обеспечения, включающего ОС Windows XP;

функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций, производимых экономистом по пластиковым картам в процессе работы;

интегрированной среды программирования Delphi, обеспечивающей с помощью своих средств интерфейс между пользовательскими программами и ОС, с одной стороны, и работу с БД, с другой.

Отображение данных в среде Delphi осуществляется с помощью компонентов, которые похожи на обычные управляющие элементы Windows, но знают, как обращаться с данными. Все эти компоненты находятся на странице Data Controls палитры Delphi Components:

DBGrid представляют собой сетку, способную отразить таблицу как одно целое. Он обеспечивает прокрутку и навигацию, а также редактирование содержимого сетки;

DB Navigator представляет собой набор кнопок, и используется для навигации и выполнения действий над БД;

DBLabel используется для отображения содержимого поля, которое нельзя модифицировать;

DBEdit позволяет редактировать поле (изменять текущие значения);

DBMemo используется для просмотра и модификации большого текстового поля, которое будет сохранено в памяти, или на BLOB (Binak Legre Object - большой двойной объект);

DBImage используется для показа картинки, хранимой в поле BLOB;

DBLookUpListBox и DBComboBox используется для выбора единственного значения из указанного множества;

DBCheckBox используется для показа и переключения параметра, соответствующего выполнению некоторой функции;

DBCtrlGrid представляет собой сетку для нескольких записей и может владеть набором других компонентов обработки данных. Такие компоненты дублируются для каждой записи набора данных.

Языком программирования в среде Delphi является Object Pascal.

Структура программы, использующая объектное программирование, существенно отличается от традиционной структуры программ с жестким, заранее заданным алгоритмом. Здесь программа выглядит как совокупность, в некотором смысле, самостоятельных, обособленных блоков, выполняющих те или иные операции, а связь между ними определяется результатами предыдущих этапов и взаимодействием программы через внешние устройства с пользователем. После выполнения очередного блока программа приостанавливается и дожидается сообщения от оператора, которое через ОС Windows XP передается программе.

Приложения Delphi, когда ему нужно связаться с базой данных, обращается к BDE и сообщает обычно псевдоним базы данных и необходимую таблицу в ней. BDE реализован в виде динамически присоединяемых библиотек DLL. Они, как и любые библиотеки, снабжены API (Application Program Interface - интерфейсом прикладных программ), назваными IDAPI (Integrated Database Application Program Interface). Это список процедур и функций для работы с базами данных, которым и пользуются приложения. BDE по псевдониму находит подходящий для указанной базы данных драйвер. Драйвер - это вспомогательная программа, которая способна общаться с базами данных определенного типа. Если в BDE имеется собственный драйвер соответствующей СУБД, то BDE связывается через него с базой данных и с нужной таблицей в ней, обрабатывает запрос пользователя и возвращает в приложения результаты обработки. BDE поддерживает SQL - стандартизованный язык запросов, позволяющий обмениваться данными с SQL-серверами, такими как Sybase, Microsoft SQL, Oracle, Interbase.

Вместе с BDE и Delphi поставляется программа Database Desktop, которая позволяет создавать таблицы баз данных некоторых СУБД, задавать и изменять их структуру. С помощью Database Desktop можно создавать таблицы базы данных СУБД Paradox. В Paradox база данных - это каталог, в котором лежат таблицы - файлы с расширением *.db. Поэтому прежде надо создать соответствующий каталог с помощью любой программы Windows. Для дальнейшего развития программы целесообразно использовать SQL запросы.

В данном дипломном проекте рассматривается применение системы программирования Delphi для разработки приложений баз данных, т.е. программ, предназначенных для создания и изменения электронных хранилищ информации - баз данных (БД). На сегодня Delphi является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с её помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к БД:

во-первых, на протяжении всего времени обучения в институте мы занимались разработкой программ в среде Delphi;

во-вторых, данный язык программирования на сегодня является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, то есть программ для доступа к БД.

1.7.4 По технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

Явными недостатками, которые создавали неудобства в работе и замедляли скорость обслуживания клиентов являлись:

Отсутствие базы данных клиентов;

Отсутствие базы поставщиков;

Сложность формирования ежедневных и ежемесячных финансовых отчетов работы предприятия.

Обоснование необходимости внедрения ЭВМ на предприятии обусловлено следующим: как уже было указано выше в п. 1.3 до этого на фирме приходилось выполнять много ручной работы, такой как отчет о прибылях, база клиентов, то развивая свою деятельность и перейдя на новый уровень обслуживания фирме необходимо автоматизировать операции по работе с клиентами:

Обеспечить удобство работы с ними;

Создать для них единую базу данных;

Создать базу данных товаров с целью их оперативного учета.

Также необходимо автоматизировать схему документооборота, входных и выходных документов, операции с поставщиками. Все это повышает и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Существующие системы обработки заказов и координации изменений остатков по складам фирмы была описана выше, и приведены все их недостатки, и которые в конечном итоге снижают эффективность работы компании, для устранения этих недостатков необходимо разработать систему, технология создания которой представлена во второй главе данной работы.

Ниже обозначены основные функции и возможности создаваемой Подсистемы, обеспечивающие устранение недостатков существующей технологии:

· низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах:

· затрудненность поиска необходимой информации:

· большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов:

· несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Единая электронная база документов позволит более рационально решить проблемы хранения, защиты целостности и секретности хранимых данных. Система, функционирующая по принципу клиент-сервер, обеспечит скоростную обработку информации и получение отчетных данных. Уменьшатся ошибки вследствие ручного ввода исправлений, являющихся результатом согласования документа или совместной работы над ним, так как эти процессы будут осуществляться полностью в электронном виде.

Вывод: На основании вышеизложенного, принято решение о реализации проекта разработки подсистемы оформления заказа, которая облегчит работу менеджера, путем того что занеся информацию в базу данных, он на основании её сможет строить различные отчеты, которые требуются для работы как непосредственно ему, так и другим подразделениям. 

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.

Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• · документы теряются;
• · накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• · документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• · тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• · создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• · на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• · обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• · упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• · повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• · повысит оперативность доступа к информации;
• · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

• · системы автоматизации делопроизводства и документооборота
• · системы управления потоками работ
• · системы организации и управления архивами документов
• · системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.

Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

• · Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
• · Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
• · Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

• · Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• · Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• · Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
• · Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• · Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• · Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.